Che cos'è l'automazione dei processi robotici (RPA)?

La Robotic Process Automation (RPA) automatizza le attività ripetitive utilizzando robot software, migliorando l'efficienza, la precisione e la produttività nei processi aziendali.

Che cos'è l'automazione dei processi robotici (RPA)?

L'automazione dei processi robotici (RPA) è una tecnologia che utilizza robot software o "bot" per automatizzare attività di routine altamente ripetitive tradizionalmente eseguite dai lavoratori umani. Questi robot imitano azioni umane come l’accesso alle applicazioni, l’inserimento di dati, il calcolo e il completamento di attività e persino la comunicazione con altri sistemi digitali.

L'RPA è progettato per semplificare le operazioni, ridurre i costi e migliorare la precisione eliminando il rischio di errore umano. Si integra con i sistemi esistenti senza richiedere modifiche significative all'infrastruttura IT sottostante, rendendolo una soluzione versatile per vari settori. Lo scopo principale dell’RPA è consentire ai dipendenti umani di concentrarsi su attività più strategiche e a valore aggiunto, mentre i robot gestiscono le attività banali e dispendiose in termini di tempo.

Una breve storia dell'automazione dei processi robotici

L’automazione dei processi robotici affonda le sue radici nelle prime tecnologie di automazione e si è evoluta attraverso diverse fasi chiave. Inizialmente, tra la fine degli anni ’1990 e l’inizio degli anni 2000, sono emersi strumenti di screen scraping e di automazione del flusso di lavoro, consentendo l’automazione delle attività di base. A metà degli anni 2000, i progressi in intelligenza artificiale e apprendimento automatico ha gettato le basi per un'automazione più sofisticata.

All'inizio degli anni 2010, l'RPA ha iniziato a guadagnare terreno quando aziende come Blue Prism, UiPath e Automation Anywhere hanno introdotto robuste piattaforme in grado di imitare le azioni umane nei processi aziendali. L'RPA è cresciuto rapidamente in popolarità in vari settori, spinto dal suo potenziale di miglioramento dell'efficienza, riduzione dei costi e miglioramento della precisione. Oggi, la RPA continua ad evolversi, incorporando capacità cognitive avanzate ed espandendo le sue applicazioni oltre le semplici attività basate su regole verso processi più complessi e basati sulle decisioni.

Come funziona l'RPA?

L'automazione dei processi robotici funziona automatizzando attività ripetitive e basate su regole tramite robot software. Ecco una spiegazione dei passaggi coinvolti nel processo RPA:

Identificare le attività per l'automazione. Il primo passo è identificare e analizzare le attività o i processi adatti all’automazione. Queste attività sono in genere ripetitive, basate su regole e coinvolgono dati strutturati.
Progettare il flusso di lavoro di automazione. Una volta identificate le attività, viene progettato un flusso di lavoro dettagliato. Questo flusso di lavoro delinea i passaggi che il robot software eseguirà per completare le attività. La progettazione include input di dati, regole di elaborazione e output.
Sviluppa il robot. Utilizzando uno strumento RPA, gli sviluppatori creano il robot software. Ciò comporta la configurazione del bot per interagire con vari applicazioni, immettere dati, eseguire calcoli ed eseguire comandi come definito nel flusso di lavoro.
Prova il robot. Prima di essere utilizzato, il robot viene testato in un ambiente controllato per garantire che svolga le attività in modo accurato ed efficiente. Eventuali errori o problemi vengono identificati e risolti durante questa fase.
Distribuisci il robot. Dopo aver superato con successo il test, il robot viene distribuito nell'ambiente live. Inizia a eseguire le attività automatizzate secondo il flusso di lavoro progettato, interagendo con le applicazioni proprio come farebbe un essere umano.
Monitorare e mantenere. Una volta che il robot è operativo, le sue prestazioni vengono continuamente monitorate per garantirne il corretto funzionamento. Vengono eseguiti interventi di manutenzione e aggiornamenti regolari per adattarsi a eventuali modifiche nelle applicazioni o nei processi sottostanti.
Scala e ottimizza. Man mano che l’organizzazione acquisisce fiducia nell’RPA, è possibile automatizzare più processi. Vengono applicate tecniche di ottimizzazione per migliorare l'efficienza e l'efficacia dell'automazione, incorporando potenzialmente funzionalità avanzate come l'intelligenza artificiale per compiti più complessi.

Casi d'uso dell'automazione dei processi robotici

L'automazione dei processi robotici sta trasformando vari settori automatizzando attività ripetitive e basate su regole, migliorando così l'efficienza e la precisione. Ecco alcuni casi d'uso comuni di RPA:

Inserimento e migrazione dei dati. L'RPA automatizza l'immissione dei dati nei sistemi e la migrazione tra diverse applicazioni. Ciò riduce gli errori e accelera i processi che altrimenti richiederebbero molto tempo se eseguiti manualmente.
Elaborazione fatture. Nei dipartimenti finanziari, i robot RPA gestiscono l'elaborazione delle fatture estraendo i dati dalle fatture, convalidandoli e inserendoli nel sistema contabile. Ciò semplifica il processo di contabilità fornitori e garantisce pagamenti tempestivi.
Servizio clienti e supporto. RPA automatizza le risposte alle domande comuni, elabora le richieste di servizio e aggiorna le informazioni sui clienti nei sistemi CRM. Ciò consente agli agenti umani di concentrarsi su problemi più complessi dei clienti.
Elaborazione buste paga. L'RPA gestisce le attività relative alle buste paga come il calcolo degli stipendi, la detrazione delle tasse e la distribuzione dei pagamenti. Garantisce accuratezza e conformità alle normative, riducendo il carico amministrativo sui dipartimenti delle risorse umane.
Elaborazione degli ordini e gestione dell'inventario. Nelle operazioni della catena di fornitura, l'RPA automatizza l'elaborazione degli ordini, gli aggiornamenti dell'inventario e il monitoraggio del livello delle scorte. Ciò migliora la precisione e l’efficienza nella gestione dell’inventario e nell’evasione degli ordini.
Conformità normativa. L'RPA aiuta a garantire la conformità alle normative automatizzando il monitoraggio e il reporting delle attività correlate alla conformità, tra cui la raccolta dei dati, la convalida e la generazione di report.
Elaborazione dei reclami. Nel settore assicurativo, l'RPA accelera l'elaborazione delle richieste automatizzando l'estrazione dei dati dai moduli di richiesta, la convalida delle informazioni e l'elaborazione delle richieste per l'approvazione o il rifiuto.
Supporto e gestione informatica. L'RPA automatizza le attività IT di routine come la reimpostazione delle password, gli aggiornamenti di sistema e la gestione degli account utente. Ciò consente al personale IT di concentrarsi su iniziative più strategiche e sulla risoluzione di problemi complessi.

Vantaggi e sfide dell'automazione dei processi robotici

L’automazione dei processi robotici offre numerosi vantaggi, come una maggiore efficienza e costi operativi ridotti, ma presenta anche alcune sfide che le organizzazioni devono affrontare. Comprendere sia i vantaggi che le sfide dell’RPA è fondamentale per un’implementazione di successo e per massimizzarne l’impatto potenziale.

Vantaggi dell'RPA

L’automazione dei processi robotici offre una serie di vantaggi che migliorano le operazioni aziendali e l’efficienza complessiva. Ecco alcuni vantaggi chiave:

Maggiore efficienza. L'RPA automatizza le attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo, consentendo di completarle in modo più rapido e accurato rispetto all'elaborazione manuale.
Risparmi. Automatizzando le attività di routine, l'RPA riduce la necessità di manodopera, con conseguenti risparmi sostanziali sui costi.
Precisione migliorata. I robot RPA seguono regole e processi predefiniti senza deviazioni, riducendo al minimo il rischio di errori umani.
Scalabilità. Le organizzazioni possono implementare bot aggiuntivi per gestire carichi di lavoro maggiori o ridimensionarli durante i periodi di minore domanda senza costi aggiuntivi significativi.
Maggiore conformità. I bot possono essere programmati per mantenere registri e audit trail dettagliati, facilitando la conformità agli standard e alle normative del settore.
Migliore esperienza del cliente. Automatizzando le attività di routine del servizio clienti, l'RPA consente agli agenti umani di concentrarsi su interazioni più complesse e personalizzate.
Maggiore soddisfazione dei dipendenti. L’automazione delle attività banali e ripetitive libera i dipendenti dal lavoro monotono, consentendo loro di impegnarsi in attività più significative e stimolanti.
Rapida implementazione. Le soluzioni RPA possono essere implementate in tempi relativamente brevi, consentendo alle organizzazioni di realizzare i vantaggi dell'automazione in un breve lasso di tempo.

Sfide RPA

L’implementazione dell’automazione dei processi robotici può portare vantaggi sostanziali, ma comporta anche una serie di sfide. Ecco alcune sfide comuni associate all’RPA:

Complessità nell'implementazione. L'implementazione della RPA può essere complessa e richiedere pianificazione, risorse e competenze tecniche significative. Le organizzazioni potrebbero incontrare difficoltà nel progettare, sviluppare e distribuire i bot in modo efficace.
Integrazione con sistemi esistenti. Integrazione dell'RPA con l'infrastruttura IT esistente e sistemi legacy può essere impegnativo. I problemi di compatibilità e la necessità di soluzioni di integrazione personalizzate complicano il processo.
Cambio gestione. L’adozione della RPA spesso richiede cambiamenti nei flussi di lavoro e nei ruoli dei dipendenti. La resistenza al cambiamento da parte dei dipendenti e delle parti interessate ostacola il successo dell’implementazione e dell’adozione della RPA.
Manutenzione e scalabilità. Una volta distribuiti, i bot RPA richiedono manutenzione e aggiornamenti regolari per adattarsi ai cambiamenti nelle applicazioni e nei processi sottostanti. Anche l’ampliamento dell’RPA all’interno dell’organizzazione può essere difficile senza solide pratiche di governance e gestione.
Sicurezza e conformità. Garantire che le soluzioni RPA siano conformi agli standard di sicurezza e ai requisiti normativi è fondamentale. Le organizzazioni devono affrontare le potenziali vulnerabilità della sicurezza e garantire che i bot gestiscano i dati sensibili in modo appropriato.
Standardizzazione dei processi. Affinché la RPA sia efficace, i processi devono essere ben definiti e standardizzati. Processi incoerenti o scarsamente documentati portano a errori e inefficienze nell’automazione.
Costi iniziali e ROI. I costi iniziali di implementazione della RPA, tra cui la licenza, lo sviluppo e la formazione del software, possono essere elevati. Il raggiungimento di un ritorno sull’investimento positivo può richiedere tempo e le organizzazioni devono valutare attentamente l’impatto finanziario.

Come scegliere una soluzione RPA?

La scelta della giusta soluzione di automazione dei processi robotici comporta diverse considerazioni critiche per garantire che sia in linea con le esigenze e gli obiettivi della tua organizzazione. Ecco i fattori chiave da considerare:

Identificare le esigenze aziendali. Valuta i processi e le attività specifici che desideri automatizzare. Comprendere l'ambito, la complessità e il volume di queste attività per determinare i requisiti per una soluzione RPA.
Valutare le capacità del fornitore. Ricerca e confronta i fornitori RPA in base alle loro caratteristiche, funzionalità e reputazione nel settore. Cerca fornitori con una comprovata esperienza, un forte supporto clienti e una continua innovazione nelle loro offerte.
Scalabilità e flexflessibilità. Scegli una soluzione RPA in grado di adattarsi alla crescita della tua organizzazione e adattarsi alle mutevoli esigenze aziendali. Assicurati che la soluzione possa gestire volumi crescenti di transazioni e possa essere facilmente modificata per automatizzare nuovi processi.
Facilità d'uso e implementazione. Scegli uno strumento RPA intuitivo con un processo di implementazione semplice. Una soluzione con un'interfaccia low-code o no-code consente agli utenti aziendali di progettare e distribuire bot senza competenze tecniche approfondite.
Capacità di integrazione. Assicurati che la soluzione RPA possa integrarsi perfettamente con l'infrastruttura, le applicazioni e i sistemi IT esistenti. Ciò include la compatibilità con vari software, banche dati e API.
Sicurezza e conformità. Dai priorità alle soluzioni RPA che offrono robuste funzionalità di sicurezza e sono conformi agli standard e alle normative del settore. Ciò è fondamentale per proteggere i dati sensibili e mantenere la conformità normativa.
Costo e ROI. Tieni a mente l' costo totale di proprietà, compresi i costi di licenza, i costi di implementazione e la manutenzione continua. Calcolare i risparmi sui costi e gli incrementi di efficienza previsti per valutare il potenziale ritorno sull'investimento.
Supporto e formazione. Scegli un fornitore che offra un supporto completo, inclusa assistenza tecnica, risorse di formazione e una forte comunità di utenti. Ciò garantisce che il tuo team possa utilizzare in modo efficace la soluzione RPA e risolvere i problemi non appena si presentano.
Test pilota. Prima di impegnarti completamente, conduci un test pilota della soluzione RPA su piccola scala per valutarne le prestazioni, la facilità d'uso e l'efficacia nell'automazione dei processi target. Utilizza i risultati per prendere una decisione informata.