Che cos'è la gestione del ciclo di vita delle informazioni (ILM)?

L'Information Lifecycle Management (ILM) è un approccio completo alla gestione dei dati di un'organizzazione durante tutto il loro ciclo di vita, dalla creazione all'eliminazione.

Che cos'è la gestione del ciclo di vita delle informazioni?

La gestione del ciclo di vita delle informazioni (ILM) è un quadro strategico che comprende i processi, le politiche e le tecnologie utilizzate per gestire i dati dalla loro creazione iniziale fino al loro eventuale smaltimento. Questo approccio garantisce che i dati vengano gestiti in modo efficiente e sicuro durante tutto il loro ciclo di vita, affrontandone i problemi conservazione, accesso e governance in ogni fase.

ILM mira a ottimizzare il rapporto costo-efficacia di gestione dei dati garantendo al contempo la conformità ai requisiti normativi e mantenendo l'integrità e la disponibilità delle informazioni. Implica la categorizzazione dei dati in base al loro valore e ai modelli di utilizzo, l'applicazione di soluzioni di archiviazione adeguate e l'implementazione di controlli di accesso e politiche di conservazione.

Gestendo i dati in questo modo sistematico, le organizzazioni possono ridurre i rischi, migliorare l'efficienza operativa e trarre maggior valore dalle proprie risorse informative.

Gestione del ciclo di vita delle informazioni e gestione del ciclo di vita dei dati

L'ILM è un approccio globale che comprende non solo la gestione dei dati ma anche quelli associati metadati, documenti e contenuti, sottolineando le politiche, la governancee conformità durante l'intero ciclo di vita delle informazioni.

DLM, d'altra parte, si concentra specificamente sulle fasi attraverso le quali passano i dati, dalla creazione e archiviazione all'utilizzo, archiviazione ed eliminazione, sottolineando principalmente l'ottimizzazione delle soluzioni di archiviazione e il mantenimento della qualità dei dati.

Mentre ILM comprende una gamma più ampia di attività di gestione e governance delle informazioni, DLM si concentra più strettamente sugli aspetti pratici della gestione delle risorse di dati in modo efficiente ed efficace.

Come funziona la gestione del ciclo di vita delle informazioni?

La gestione del ciclo di vita delle informazioni prevede una serie di passaggi che garantiscono che i dati siano gestiti in modo efficace durante tutto il loro ciclo di vita. Ecco i passaggi chiave:

1. Creazione e acquisizione dei dati. Il processo inizia con la creazione o l'acquisizione dei dati. Ciò include la generazione di nuovi dati dalle attività aziendali, l'acquisizione di dati da fonti esterne o l'importazione di dati da altri sistemi.
2. Classificazione e categorizzazione. I dati vengono classificati in base al tipo, al valore e all'utilizzo. Questa fase prevede l'assegnazione dei metadati e la determinazione delle procedure di trattamento appropriate per le diverse categorie di dati.
3. Conservazione e archiviazione. I dati sono conservati in appositi sistemi di archiviazione in base alla loro classificazione. I dati a cui si accede frequentemente possono essere archiviati su sistemi ad alte prestazioni, mentre i dati meno critici possono essere archiviati su soluzioni di storage convenienti.
4. Accesso e utilizzo. Vengono implementati criteri e controlli per gestire chi può accedere ai dati e come possono essere utilizzati. Questo passaggio garantisce che i dati siano disponibili agli utenti autorizzati proteggendoli da accessi non autorizzati.
5. Manutenzione e protezione. La manutenzione continua coinvolge i dati backups, aggiornamenti e garanzia l'integrità dei dati. Le misure di protezione includono l'implementazione di protocolli di sicurezza per salvaguardare i dati da minacce come attacchi informatici e dell' violazioni dei dati.
6. Conservazione e conformità. I dati vengono conservati per periodi specifici in base ai requisiti normativi, alle esigenze aziendali e alle politiche organizzative. La conformità agli standard legali e di settore viene monitorata e applicata.
7. Archiviazione e smaltimento. I dati che non sono più necessari vengono spostati in archivi di archiviazione a lungo termine o eliminati in modo sicuro. Lo smaltimento comporta la cancellazione o la distruzione dei dati per garantire che non possano essere recuperati, nel rispetto delle norme sulla protezione dei dati.
8. Monitoraggio e reporting. Il monitoraggio continuo dell'utilizzo dei dati, delle prestazioni e della conformità alle policy ILM è essenziale. Il reporting fornisce approfondimenti sull’efficacia della gestione dei dati e aiuta nei processi di audit e decisionali.

Funzionalità di gestione del ciclo di vita delle informazioni

La gestione del ciclo di vita delle informazioni è caratterizzata da diverse funzionalità chiave che garantiscono che i dati siano gestiti in modo efficiente, sicuro e conforme alle normative pertinenti durante l'intero ciclo di vita. Ecco le principali caratteristiche:

• Gestione completa dei dati. ILM abbraccia tutte le fasi del trattamento dei dati, dalla creazione allo smaltimento. Questo approccio olistico garantisce che i dati siano gestiti in modo coerente in tutta l'organizzazione.
• Guidato dalle politiche. ILM è guidato da policy che stabiliscono come gestire i dati in ogni fase del loro ciclo di vita. Queste politiche garantiscono coerenza, conformità e allineamento con gli obiettivi aziendali.
• Classificazione e categorizzazione. Un ILM efficace implica la classificazione e la categorizzazione dei dati in base al loro valore, sensibilità e modelli di utilizzo. Questa classificazione aiuta ad applicare le strategie di gestione appropriate per i diversi tipi di dati.
• Processi automatizzati. L'automazione è una caratteristica fondamentale dell'ILM poiché riduce lo sforzo manuale richiesto per gestire i dati. I flussi di lavoro automatizzati gestiscono attività quali la migrazione, l'archiviazione e l'eliminazione dei dati, garantendo efficienza e riducendo il rischio di errore umano.
• Scalabilità. I sistemi ILM sono progettati per adattarsi alla crescita dell'organizzazione. Con l'aumento dei volumi di dati, le soluzioni ILM possono soddisfare le crescenti esigenze di dati senza compromettere le prestazioni o la gestibilità.
• Sicurezza e conformità. ILM pone una forte enfasi su data security e conformità normativa. Implica l’implementazione di solide misure di sicurezza per proteggere i dati da violazioni e garantire che le pratiche di gestione dei dati soddisfino gli standard legali e di settore.
• Efficienza dei costi. Ottimizzando le pratiche di archiviazione e gestione dei dati, ILM aiuta le organizzazioni a ridurre i costi. Implica l’utilizzo di soluzioni di storage economicamente vantaggiose per i dati meno critici e la garanzia di un utilizzo efficiente delle risorse.
• Integrità e disponibilità dei dati. Garantire l'integrità e la disponibilità dei dati è una caratteristica fondamentale di ILM. Ciò comporta una regolare convalida dei dati, backupe implementare meccanismi di failover per garantire che i dati siano sempre accessibili e affidabili.
• Monitoraggio e reporting del ciclo di vita. ILM include meccanismi per tenere traccia dei dati durante tutto il loro ciclo di vita e generare report sulle attività di gestione dei dati. Questo monitoraggio fornisce visibilità sull'utilizzo, sulle prestazioni e sulla conformità dei dati, aiutando nel processo decisionale e negli audit.

Vantaggi della gestione del ciclo di vita delle informazioni

La gestione del ciclo di vita delle informazioni offre un approccio strutturato alla gestione dei dati durante tutto il loro ciclo di vita, offrendo numerosi vantaggi alle organizzazioni. Ecco i principali vantaggi:

• Efficienza dei costi. Classificando i dati e archiviandoli in base al valore e all'utilizzo, ILM aiuta a ridurre i costi di archiviazione. I dati a cui si accede frequentemente possono essere conservati su sistemi ad alte prestazioni, mentre i dati meno critici vengono spostati su soluzioni di storage più convenienti.
• Migliore qualità dei dati. La manutenzione e la convalida regolari dei dati ne garantiscono l'accuratezza, la completezza e l'affidabilità, portando a un migliore processo decisionale e all'efficienza operativa.
• Maggiore sicurezza e conformità. ILM implementa rigorosi controlli di accesso e misure di sicurezza per proteggere i dati sensibili. Garantisce inoltre la conformità ai requisiti normativi e agli standard di settore, riducendo il rischio di sanzioni legali e finanziarie.
• Utilizzo dello spazio di archiviazione ottimizzato. Gestendo in modo efficiente i dati dalla creazione allo smaltimento, ILM ottimizza l'utilizzo delle risorse di storage. Previene l'uso eccessivo di storage ad alto costo e massimizza l'efficienza degli investimenti nello storage dei dati.
• Migliore accessibilità e disponibilità dei dati. Una corretta categorizzazione e gestione dei dati garantisce che i dati siano facilmente accessibili agli utenti autorizzati quando necessario.
• Mitigazione del rischio. L'implementazione dell'ILM riduce il rischio di Perdita di dati, violazioni e corruzione. Regolare backupI metodi di smaltimento sicuri salvaguardano l'integrità e la riservatezza dei dati.
• Maggiore agilità aziendale. Con un sistema di gestione dei dati ben organizzato, le organizzazioni possono adattarsi rapidamente ai cambiamenti, come nuovi requisiti normativi o processi aziendali.
• Sostenibilità ambientale. Una gestione efficiente dei dati riduce la necessità di infrastrutture di archiviazione fisica eccessive, con conseguente riduzione del consumo energetico e di una minore impronta di carbonio.